Как грамотно организовать работу с фрилансерами

 6 простых приемов для обеспечения финансовой безопасности заказчика

 

Кто такие фрилансеры, знают сейчас, пожалуй, все.

Это «свободные художники» от дизайна, юриспруденции, информационных технологий, а также из других сфер, свободно предлагающие свои услуги сразу многим заказчикам и занятые часто в нескольких проектах одновременно.

На рынке труда изобилие предложений от таких специалистов. Среди них встречаются как профессионалы высочайшего класса, так и новички, только начинающие свой профессиональный путь.

Но главным препятствием к широкому распространению фриланса являются недобросовестные исполнители, дискредитирующие саму идею работы «не в офисе». Именно они нарушают сроки, игнорируют договоренности, делают работу низкого качества, а то и просто исчезают с деньгами заказчиков.

Все это приводит к тому, что серьезные, престижные заказчики зачастую просто не хотят связываться с исполнителями – фрилансерами.

В Интернете существует множество статей, помогающих фрилансерам взаимодействовать с заказчиками, и в то же время мало рекомендаций для заказчиков - по работе с исполнителями.

Имея опыт работы как фрилансерами, так и заказчиками, мы решили восполнить этот пробел и написать для заказчиков своего рода «технику безопасности» по взаимодействию с внештатными исполнителями, которая поможет правильно организовать процесс работы с фрилансерами, а также сберечь время и деньги организации, если с исполнителями возникнет какая-либо конфликтная ситуация.

Начнем с того, что работа с исполнителями – фрилансерами может быть официальной (по договору) и неофициальной («на честном слове»)

 

  Работа с фрилансером без договора

  

Сотрудничество с фрилансерами часто осуществляется на бездоговорной основе, «под честное слово» обеих сторон. Это связано в первую очередь с необходимостью в срочном выполнении работ (услуг), а также с долгими сроками согласования и пересылки договора исполнителю. С учетом того, что фрилансер находится в другом городе, а то и стране, в целях экономии времени стороны соглашаются работать без договора, действуя на свой страх и риск.

Работа «на честном слове», т.е. без заключения письменного договора, безусловно, имеет свои преимущества, особенно это верно для небольших компаний или руководителей проектов, которым нужны исполнители какой-либо части работ или же разовая помощь фрилансеров. Но вполне очевидно, что у такой формы взаимодействия есть и ощутимые недостатки.

 

Достоинства и недостатки работы «на честном слове»

 

Плюсом является отсутствие бюрократических формальностей касаемо разделов договора заказчика с исполнителем и пересылки договора сторонам для его подписания.

Поскольку отношения строятся на доверии, значительным минусом является низкая степень ответственности исполнителя работ. Не подписав никакого документа, регламентирующего работу и сроки ее выполнения, фрилансер получает полную свободу действий. В этом случае, если заказчик получил работу не соответствующую его требованиям, ему будет трудно доказать, что результат должен был быть совсем другим и работу он не принимает.

Кроме того, минусом является тот факт, что заказчик не сможет отнести данные затраты на расходы при осуществлении своей деятельности и снизить налогооблагаемую базу.

 

Риски и возможные последствия работы «на честном слове»

 

Поэтому заказчик, выбирая данный способ взаимодействия с фрилансером, рискует получить недоделанную работу, затянутые сроки выполнения работ, либо безуспешно искать в просторах Интернет пропавшего исполнителя, заранее взявшего оплату за свои услуги.

В этом случае заказчику придется привлекать дополнительных специалистов и доплачивать им за срочную переделку работы или ее завершение, одновременно сетуя на свою неосторожность и доверчивость.

Как же поступить, чтобы работа с фрилансером без договора привела к нужному результату, а не к потере времени, нервов и денег?

 

Прием № 1. Что обязательно нужно сделать заказчику при устных договоренностях с фрилансером

 

Во-первых, Вам как заказчику следует максимально полно обговорить с исполнителем следующие моменты:

- техническое задание;

- график работ;

- график оплаты работ.

 

Техническое задание должно содержать четко сформулированную цель работы, Ваши требования к результату (если это работы) или процессу (если это услуги), а также все детали заказа.

График работ может быть выполнен в любой удобной обеим сторонам форме, но должен содержать этапы работ (если работа объемная, ее лучше разбить на этапы!), которые фрилансер будет выполнять, а Вы принимать и контролировать правильность и качество исполнения.

График оплаты работ содержит понятную и согласованную обеими сторонами схему оплаты работ.

Оптимальный вариант оплаты работ – 50 % до начала работ, 50 % после принятия результата работ. Но если с данным фрилансером Вы работаете впервые, в качестве аванса можно перечислить 30 %.

При этом обязательно уточните координаты фрилансера, его ФИО, мобильный и домашний телефоны, домашний адрес.

Можно действовать также по другой схеме – работа делится на совсем небольшие фрагменты, исполнение которых не займет у фрилансера много времени, каждый выполненный «кусочек» работы оплачивается вами после приемки.

При всей кажущейся трудоемкости такого способа взаимодействия и оплаты Вы будете видеть, как идет работа над Вашим проектом, и иметь возможность в любой момент скорректировать процесс. Исполнитель же при этом не будет опасаться, что его труд используют и не оплатят, так как будет выполнять фрагменты работы и сразу получать за нее оплату.

Кроме того, для подстраховки можно переводить денежные средства фрилансеру через банк, например переводами «Western Union», поскольку для перевода необходимы ФИО и паспортные данные получателя платежа.

 

Тревожные признаки, которые должны Вас насторожить

 

  • Фрилансер не задает Вам никаких вопросов при получении технического задания. Это само по себе является странным, поскольку даже если техническое задание составлено очень подробно, в процессе работы рано или поздно начинают появляться неучтенные моменты, требующие уточняющих вопросов.
  • У фрилансера 2 и более мобильных номера (одного и того же оператора) для контакта. Это, в частности, может говорить о том, что человек спокойно может отключить одну сим-карту и пользоваться второй, не предупреждая своих клиентов. Само по себе это не преступление, но что если Вам придется разыскивать исполнителя, звоня ему на отключенные номера? Повод задуматься.
  • Стоимость работ значительно ниже рыночных цен. Слишком низкая цена работ «говорит», что фрилансер пока не специалист в данной сфере и пробует свои силы, о его малом опыте. (Справедливости ради заметим, что и завышенная цена далеко не всегда является показателем высокого профессионализма, но тем не менее.)
  • Отсутствие портфолио свидетельствует о том, что либо человек пока новичок в сфере (см. пункт выше), либо может исчезнуть с предоплатой.
  • Исполнитель долго выходит на связь, либо не выходит в оговоренное время.

 

Работать или не работать с фрилансером без договора – решать Вам.

К написанию этой статьи нас подтолкнул опыт и личный, и наших коллег и знакомых, когда буксовали и срывались проекты с начинающими, а главное – с необязательными и безответственными фрилансерами. Заказчики при этом теряли деньги и либо не получали результата вообще, либо результат был неудовлетворительного качества. Так что мы знаем, о чем говорим.

Однако у нас для Вас, уважаемый заказчик, есть и хорошая новость: взаимодействие с фрилансером, с которым Вы работаете без договора, все равно попадает под действие законов. То есть если Вам попался недобросовестный исполнитель, то к ответственности его привлечь можно (даже если сам он уверен в обратном).

 

 Прием № 2. Чем поможет закон, если фрилансер взял деньги и не выполнил работу

 

Итак, заказчик перечислил деньги – в итоге ни работы, ни исполнителя. Либо так: работу получил, но не соответствующую требованиям технического задания. В подобных случаях заказчик обращает свой взор к законодательству РФ для поиска рычагов воздействия на недобросовестного исполнителя.

В данном случае при работе без договора фрилансера можно привлечь к ответственности как минимум за два правонарушения: за незаконную предпринимательскую деятельность и за уклонение от уплаты налогов.

 

Ответственность за незаконную предпринимательскую деятельность

 

В соответствии со статьей 23 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) фрилансер обязан зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. В противном случае он несет ответственность за осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации. Статья 2 ГК РФ определяет предпринимательской самостоятельную, осуществляемую на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Фрилансер несет административную ответственность по статье 14.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее – КоАП РФ): осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя влечет наложение административного штрафа в размере от 5 до 20 минимальных размеров оплаты труда.

Помимо административной, ответственность для фрилансера наступает и на основании статьи 117 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ): уклонение от постановки на учет в налоговом органе влечет взыскание штрафа в размере от 10 % до 20 % от полученных доходов.

Но и это еще не все, статья 171 Уголовного кодекса РФ (далее – УК РФ) предусматривает уголовную ответственность за осуществление предпринимательской деятельности без регистрации, если эта деятельность причинила крупный и особо крупный ущерб гражданам, организациям или государству.

Подготовку материалов о таком незаконном предпринимательстве (производство административного расследования, составление протоколов, направление дела в налоговые инспекции и т.д.) ведут органы милиции, а дела об этом рассматривают мировые судьи по месту его осуществления.

 

Ответственность за уклонение от уплаты налогов

 

Подходящей статьей является статья 198 УК РФ: уклонение от уплаты налогов и (или) сборов наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет, либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

В этой же статье УК РФ указана ответственность за аналогичные деяния в крупном и особо крупном размере.

Помимо уголовного наказания, фрилансера могут обязать к выплате штрафа за неуплату налогов в бюджет государства, что указано в статьях 122 и 123 НК РФ.

Имейте в виду, что на основании статьи 857 ГК РФ банки имеют право выдавать сведения, составляющие банковскую тайну, государственным органам в случаях и порядке, предусмотренных законом. Если фрилансер хранит или выводит свои денежные средства через банк, последний можно обязать предоставить данные сведения. Соответствующие законы – статья 86 НК РФ, статья 11 Закона РФ «О милиции», статья 22 Федерального закона «О Прокуратуре Российской Федерации».

Можно рассмотреть и иные виды правонарушений, по которым можно привлечь фрилансера к уголовной ответственности, в частности, за мошенничество. Но это отдельная большая тема, выходящая за рамки данной статьи.

  

Что конкретно делать?

 

В соответствии с ГК РФ права и обязанности у сторон возникают и по устным сделкам.

Если у Вас есть контакты фрилансера (имя, фамилия, адрес), Вы можете смело обращаться в суд. Если же контактов исполнителя у Вас нет, подавайте в органы внутренних дел (лучше – в отдел по борьбе с экономическими преступлениями) либо в органы прокуратуры заявление с просьбой возбудить уголовное дело в отношении исполнителя. Органы прокуратуры проведут проверку по заявлению и направят материалы в соответствующий отдел милиции с предписанием возбудить уголовное дело. Сотрудники органов внутренних дел на основании пункта 34 статьи 10 Закона РФ «О милиции» свяжутся с налоговыми органами по факту совершения преступления в сфере налогового права.

Помимо этого, Вы можете обратиться к частному детективу для поиска контактных данных исполнителя (права частному детективу изложены в ч. 1 статьи 5 Закона РФ от 11 марта 1992 г. № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»). Конечно, это имеет смысл, только если речь идет о крупной сумме денег.

В спорной ситуации иногда бывает достаточно объяснить недобросовестному исполнителю, какие меры к нему могут быть применены государственными органами при неисполнении им взятых на себя обязательств, и взаимопонимание достигается намного быстрее.

Конечно, при этом Вам необходимо иметь как можно больше доказательств того, что Вы поручили исполнителю эту работу, а он согласился ее выполнить и получил предоплату. Поэтому обязательно сохраняйте всю переписку и все бумаги, подтверждающие перевод денег фрилансеру!

  

 

Работа с фрилансером по договору

  

Вы можете работать с фрилансером по трудовому договору, содержа его как работника в штате своего предприятия, или по гражданско-правовому договору – в качестве внештатного сотрудника.

 

 Прием № 3. Какой договор выбрать – трудовой

или гражданско-правовой. Чем они отличаются?

 

Трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством РФ. Работником может быть только физическое лицо, а работодателем как физическое, так и юридическое лицо. Такой договор регулируется нормами Трудового кодекса РФ.

При выборе трудового договора для работы с фрилансером делается запись в трудовую книжку, при этом работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, может уходить в отпуск и брать больничные листы, помимо этого, он получает зарплату. С получаемой работником заработной платы работодатель удерживает налог на доходы с физических лиц в размере 13 %.

Гражданско-правовой договор (или договор гражданско-правового характера) заключается на выполнение разовых работ и регулируется гражданским законодательством.

В этом случае сторонами гражданско-правового договора являются, как правило, заказчик и исполнитель. В подобном договоре необходимо отразить, что предметом соглашения является конкретный результат, принимаемый по акту. Кадровые документы на исполнителя не оформляются. И вполне естественно, что гражданско-правовой договор не должен содержать слов «работник», «работодатель», «заработная плата» (лучше – «вознаграждение»), «рабочее время», «время отдыха», «трудовые функции», «отпуск» и т.д.

 

Основные отличия трудового и гражданско-правового договоров

 

  • По трудовому договору сотрудник лично выполняет работу, а по гражданско-правовому исполнитель выполняет определенные виды работ или услуг в соответствии с договором.
  • Сотрудник организации подчиняется правилам трудового распорядка, выполняет распоряжения работодателя, несет дисциплинарную ответственность, а исполнитель по договору гражданско-правового характера самостоятельно определяет способы выполнения работы.
  • По договору гражданско-правового характера работа или услуга является разовой.
  • Сотрудник организации получает заработную плату согласно штатному расписанию на основании трудового договора, по гражданско-правовому договору вознаграждение за работу и порядок его оплаты определяется по соглашению сторон.

 

Виды гражданско-правовых договоров

 

Наиболее распространенные гражданско-правовые договоры, заключаемые с фрилансерами – это:

  • договор подряда;
  •  
  • договор возмездного оказания услуг;
  •  
  • договор поручения;
  •  
  • авторский договор или договор авторского заказа;
  •  
  • договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.

Помимо этих в случае если сделка не противоречит нормам закона физические и юридические лица могут заключить абсолютно любой договор, даже если он не прописан в Гражданском Кодексе РФ.

Договор подряда (статьи 702–729 ГК РФ) подходит для тех случаев, когда работа предполагает результат в виде какого-то конкретного предмета. Это может быть составление документа, работы по созданию сайта, заполнению его контентом, продвижение сайта в поисковых системах, выполнение строительных работ, настройка компьютерных программ.

Договор возмездного оказания услуг (статьи 779–783 ГК РФ) заключается в случаях, когда работа предполагает оказание услуг. Например, аудиторские, консультационные, информационные, услуги по обучению.

Договор поручения (статьи 971–979 ГК РФ) используется в тех случаях, когда поверенный получает право выполнять действия от имени доверителя. Например, сопровождение юристом регистрации сделки по купле-продаже недвижимости.

Договор авторского заказа (статьи 1288–1297 ГК РФ) оформляет заказ на создание произведения науки, литературы или искусства на материальном носителе или в иной форме. Такие договоры заключают при заказе работ по созданию сайтов, написанию текстов, созданию иллюстраций, полиграфического дизайна.

Договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (статьи 769–778 ГК РФ). По договору научно-исследовательских работ фрилансер обязуется провести исследования (в соответствии и на основании технического задания заказчика). По договору на выполнение опытно-конструкторских и технологических работ фрилансер обязуется разработать образец нового изделия, конструкторскую документацию, новую технологию.

  

Прием № 4. Как подписать договор с удаленным работником, не теряя времени на пересылку бумаг?

 

Почему заказчики заключают устные договоры? Потому что подписание договора и последующая его отправка по почте сторонами занимает долгое время. Отправка курьерской службой при низкой сумме заказа не имеет смысла, получается накладно. Да и не каждый фрилансер будет отправлять подписанный договор обратно заказчику с курьером.

До отправки договора почтой можно его подписать и отправить фрилансеру по факсу или отсканировать и отправить по электронной почте. Фрилансер получает факсовую копию документа или договор в электронном виде, ставит подпись (или снимает ксерокопию и ставит подпись) и отправляет точно таким же образом обратно заказчику.

При этом в договоре должно быть написано примерно следующее:

«Стороны признают, что обмен посредством факсимильной связи экземплярами настоящего договора, подписанного уполномоченными лицами и скрепленного печатями, является заключением договора. Оригиналы документов отсылаются (передаются с курьером) немедленно вслед за отправлением копии».

Акты после окончания работ или оказания услуг согласовываются сторонами и отправляются аналогичным образом.

 

 Прием № 5. Что нужно обязательно включить

в гражданско-правовой договор

 

Основные разделы, которые должны быть в договоре гражданско-правового характера:

  • Предмет договора
  •  
  • Порядок расчетов
  •  
  • Сроки выполнения работ
  •  
  • Ответственность фрилансера
  •  
  • Порядок разрешения споров

Обязательным приложением к договору должно быть техническое задание, в котором следует подробно описать всю работу, которую требуется выполнить, порядок сдачи работы по частям, объем работ, количество и характер возможных переделок.

  

Прием № 6. Работа с фрилансерами на постоянной основе: составляем публичный договор – оферту

 

Все вышеуказанные гражданско-правовые договоры применимы в случае, если фрилансер будет выполнять разовую работу или оказывать разовую услугу. В случае, если у Вас есть фрилансеры – юристы, психологи, переводчики, журналисты, фотокорреспонденты и т.д. и Вам нужны их услуги или работы постоянно, рекомендуется составить юридически грамотный публичный договор-оферту (статьи 435 – 442 ГК РФ) и разместить его на своем сайте. В этом случае Вы можете включить в оферту следующее:

«Настоящий договор является публичной офертой и не требует подписания в соответствии со ст. 426 ГК РФ. Соглашение публичной оферты имеет такую же юридическую силу, как обыкновенный договор, подписанный на бумаге в соответствии со ст. 435-442 ГК РФ».

 

  

Что в сухом остатке?

  

Подведем итоги.

Какие шаги надо предпринять, чтобы грамотно организовать работу с фрилансерами и обезопасить свои проекты от недобросовестных исполнителей?

  • Во-первых, выбирайте исполнителя, который дорожит своей репутацией. Да, пусть он будет новичком, если расходы на состоявшегося профи сейчас не предусмотрены бюджетом. Но это должен быть человек, заинтересованный в долгосрочном сотрудничестве, а не в том, чтобы просто по-быстрому где-то получить денег (потому что иначе со съемной квартиры попросят, а как уж там он будет выполнять взятые на себя обязательства – об этом он не думает).
  • Во-вторых, обязательно сохраняйте все переписку с исполнителем, а также все платежные документы. Поверьте, при возникновении спорной или конфликтной ситуации такая запасливость Вас здорово выручит.
  • В-третьих, четко оговаривайте все суммы, сроки и ответственность за их нарушение, способы связи с исполнителем.
  • В-четвертых, по возможности все-таки заключайте договор на выполнение работ (оказание услуг). Это будет большим подспорьем, если все-таки придется отстаивать свои права в суде.
  • В-пятых, если уж решили сотрудничать с фрилансером без договора, возьмите у него максимум контактов, оговорите время и способы связи (в т.ч. и для форс-мажорных обстоятельств), узнайте фамилию и адрес исполнителя (да и свои реквизиты оставить ему не забудьте). В этом случае, кстати, Вас очень выручит перевод фрилансеру денег через банк: так можно узнать паспортные данные получателя.

Фрилансер скрывает не только адрес, но и фамилию?

Это повод как минимум задуматься, как Вы, при случае, будете отстаивать свои права, перечислив деньги «неуловимому Джо».

 

Ну и, наконец, главное.

Есть хорошие и плохие исполнители. Есть добросовестные и не очень заказчики. Но все мы в первую очередь люди, и от ошибок, недопонимания и, как следствие, конфликтных ситуаций никто не застрахован.

Но разумные люди на то и разумные, что всё и практически всегда могут решить мирным путем, соблюдая этику деловых отношений и уважение друг к другу.

Удачных Вам проектов и ответственных исполнителей!

 

 

С уважением,

Наталья Арсентьева, юрист,


Кира Кухарева, технический писатель,

 источник: http://www.kuhareva.ru

 

Скачать курс

"Секреты Женского Счастья:

15 ПРАВИЛ счастливой женщины"

 http://ladnaya-ya.ru/sekrety-zhenskogo-schastya

 

Считаете материал полезным - ставьте "лайк", делайте репост в соц.сетях, пишите комментарии! Давайте улучшать мир вместе!
|

Комментарии Facebook

Комментарии Вконтакте

Комментарии

Добавить новый комментарий

Отмена

 Благодарю за статью!!! Очень логично, понятно и ценно по сути!

Надя, рада, что пригодилась статья. Я сама ее скопипастила у коллег, чтобы всегда под рукой была.)))